Planifier ses tournées avec Excel, avantages et limites

La planification des tournées est un élément crucial de la logistique, permettant d'optimiser les opérations de livraison et d'améliorer la satisfaction client. Excel est souvent choisi comme outil initial pour cette tâche en raison de sa familiarité et de sa facilité d'accès. Cependant, bien qu’il soit possible de planifier des tournées avec Excel, l’outil présente des limites en termes d'optimisation des itinéraires. Cet article vous explique ces points en détail et vous présente les avantages des logiciels dédiés à la planification de tournées, comme Mapo.

Comment mettre en place la planification de tournées sur Excel ?

Excel peut s'avérer être une bonne solution pour gérer vos tournées : gratuit, simple d’utilisation, il peut vous permettre dans certaines mesures de réduire vos coûts.

Les données à connaître pour la planification sur Excel

Pour planifier efficacement vos tournées avec Excel, vous avez besoin des données suivantes :

• Adresses complètes des lieux à visiter ;
• Horaires de disponibilité pour chaque point de livraison ou de visite ;
• Priorités pour chaque arrêt, comme l'urgence de la livraison ou la proximité des points entre eux.

Sur Excel, il existe un ensemble de fonctionnalités, telles que les formules, les filtres, les tris ou encore les macros.

En utilisant ces fonctionnalités, vous pouvez créer des feuilles de calcul dynamiques pour gérer vos tournées.

Les automatisations possibles 

Avec Excel, diverses optimisations simples peuvent être réalisées pour améliorer la planification des tournées :

• Lister les tournées et calculer automatiquement les distances entre les points de livraison et déterminer l'itinéraire le plus efficace. 
• Organiser les arrêts en fonction de critères tels que la proximité géographique ou les horaires de livraison. 
• Synthétiser et analyser les données de manière plus efficace, facilitant ainsi la prise de décision lors de la planification des tournées. 

• Automatiser certaines tâches répétitives pour contribuer à accélérer le processus de planification et à minimiser les erreurs humaines. 

• Utiliser des macros et add-ons pour automatiser des processus plus complexes, tels que la génération automatique d'itinéraires ou la prise en compte de contraintes spécifiques. 

Planifier ses tournées avec Excel : quelles sont les limites ?

Bien qu’Excel puisse être utilisé pour planifier des tournées, il présente des limites importantes, notamment dans l'optimisation des itinéraires.

1. Un manque d’automatisation dans le calcul d’itinéraires 

Avec Excel, il est difficile d'ajuster dynamiquement les trajets en fonction de variables en temps réel telles que le trafic, les retards ou les changements de dernière minute. Cette absence d'automatisation peut entraîner des retards et une inefficacité dans la gestion des livraisons.

2. Plus de risque d’erreurs 

La gestion manuelle des données dans Excel comporte également un risque accru d'erreurs. La mise à jour des itinéraires peut devenir problématique, surtout en cas de changements de dernière minute ou d'ajout de nouveaux points de livraison. Sans un outil de planification et d'exécution de tournée, il est difficile de gérer efficacement ces modifications. Cela peut entraîner des tournées déséquilibrées entre les livreurs et des chauffeurs surchargés, tandis que d'autres peuvent avoir des tournées moins chargées.

3. La difficulté à prendre en compte les contraintes spécifiques

Lors de la planification manuelle des tournées avec Excel, il peut être difficile de prendre en compte toutes les contraintes spécifiques telles que les limitations de poids ou de volume des véhicules, les restrictions de circulation ou les demandes des clients. Cette difficulté peut conduire à des itinéraires sous-optimisés ou à des retards dans les livraisons.

4. Un manque de flexibilité dans la gestion des exceptions

En cas d'événements imprévus tels que des retards de livraison, des annulations ou des changements de dernière minute, la planification manuelle des tournées avec Excel peut manquer de flexibilité pour gérer efficacement ces exceptions. Cela peut entraîner des perturbations dans le planning des tournées, des retards supplémentaires et une insatisfaction client.

5. La difficulté à répondre aux exigences de plus en plus complexes des clients

Les demandes clients incluent souvent la livraison dans une pièce spécifique, l'installation par un professionnel ou la reprise de l'ancien matériel. Cette variété de services rend la planification des tournées extrêmement complexe. La gestion manuelle de ces demandes peut être fastidieuse et entraîner des erreurs et des retards. Cette complexité souligne les limites de la planification avec Excel et met en évidence la nécessité de solutions spécialisées pour répondre efficacement à ces exigences croissantes.

Un logiciel pour planifier plus efficacement les tournées

Les outils dédiés à la planification de tournées offrent une solution plus efficace que Excel, en proposant une gamme de fonctionnalités avancées.

Les avantages des outils dédiés à la planification de tournées

Les logiciels spécialisés offrent plusieurs avantages par rapport à Excel. 

• Ils proposent une optimisation automatique des itinéraires, prenant en compte les conditions de trafic en temps réel pour garantir des trajets efficaces. 
• Ils permettent le zonage, une fonctionnalité qui permet d'affecter aux chauffeurs des tournées équilibrées ou selon les contraintes paramétrées par le planificateur. 
• Ils offrent également la possibilité d'exporter directement vers les chauffeurs via une application mobile, toutes les tournées optimisées, ainsi que de suivre en temps réel l'exécution de la tournée et de géolocaliser les flottes si nécessaire. 
• Ils permettent de configurer les spécificités de l'activité en intégrant plus d'une cinquantaine de contraintes, ce qui facilite la personnalisation du processus de planification.
  

Comparaison de l’efficacité et de la rentabilité

Passer d'Excel à un outil spécialisé présente un retour sur investissement significatif. En effet, ces logiciels permettent d'améliorer l'efficacité opérationnelle en réduisant les temps de planification, en optimisant les itinéraires et en minimisant les erreurs. 

De plus, ils contribuent à une meilleure rentabilité en réduisant les coûts de carburant, de main-d'œuvre et de maintenance, tout en améliorant la satisfaction client grâce à des livraisons plus rapides et plus fiables. 

En conclusion…

Bien qu'Excel puisse dépanner pour planifier des tournées, les outils dédiés offrent une solution plus adaptée, efficace et moins sujette aux erreurs. 

Opter pour l'optimisation des tournées avec Mapo représente un investissement rentable pour votre entreprise dès le premier jour. En effet, ces solutions spécialisées permettent non seulement d'optimiser les itinéraires, mais également de réduire les coûts opérationnels, d'améliorer la satisfaction client et de stimuler la productivité. 

C’est pourquoi, il est nécessaire d’évaluer vos besoins logistiques pour choisir la meilleure solution de planification de tournées. Investir dans une solution spécialisée comme Mapo vous garantit une optimisation à long terme de vos opérations de livraison.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de notre logiciel Mapo, nous vous invitons à consulter notre article Logiciel d’optimisation de tournées : révolutionnez votre planification.