En tant que dirigeant de TPE/PME, vous savez que chaque minute compte, et un TMS (Transport Management System) bien choisi peut transformer la gestion de votre logistique.
En centralisant et en automatisant la gestion des expéditions, le TMS vous permet de réduire vos coûts, d'améliorer vos délais de livraison, et d’offrir une meilleure satisfaction à vos clients.
Dans cet article, Woop vous présente les 5 critères essentiels à prendre en compte lors du choix de votre TMS : fonctionnalités clés, facilité d'utilisation, scalabilité, coût total de possession et support client.
Qu'est-ce qu'un TMS ?
Un TMS est un logiciel qui permet de gérer et d’optimiser les opérations de transport de marchandises. Il automatise la planification des trajets, la gestion des commandes et le suivi des livraisons. Pour une entreprise de logistique, cela signifie une meilleure visibilité en temps réel sur les livraisons, des délais plus courts et une réduction des coûts de transport.
Voici deux cas d’usage pour vous donner une idée concrète de ce que peut apporter (entre autres) un TMS pour une entreprise de logistique :
- Cas d’usage n°1 : Une entreprise de e-commerce utilise un TMS pour automatiser l'assignation des commandes aux transporteurs en fonction de la disponibilité et des itinéraires optimisés. Cela permet de réduire les délais de livraison et d'améliorer l'expérience client.
- Cas d’usage N°2 : Un distributeur international utilise un TMS pour suivre en temps réel les envois de marchandises entre différents entrepôts. Cela garantit une traçabilité totale et permet de réagir rapidement en cas de retard ou de problème.
Critère 1 : Les fonctionnalités clés
Lorsque vous choisissez un TMS, assurez-vous qu'il offre toutes les fonctionnalités indispensables pour répondre aux besoins de votre entreprise. Voici trois fonctionnalités indispensables :
La gestion des commandes et des expéditions
Un TMS doit vous permettre de gérer efficacement vos livraisons, en automatisant l’assignation des transporteurs et le suivi des livraisons. Vous réduisez ainsi les erreurs humaines et optimisez vos processus pour garantir une satisfaction client maximale.
L’intégration avec d'autres système
Assurez-vous que votre TMS s’intègre facilement à vos systèmes existants (ERP, WMS). Cette compatibilité garantit une circulation fluide des données entre vos services et optimise la gestion de vos flux logistiques.
L’analyse et le reporting en temps réel
Un bon TMS offre une visibilité immédiate sur vos opérations. Des rapports personnalisés permettent de suivre les coûts par expédition, les délais et l'usage des ressources. Vous pouvez ainsi ajuster rapidement vos stratégies.
Critère 2 : La facilité d'utilisation et d'implémentation
Lorsque vous choisissez un TMS, sa facilité d’utilisation est un critère essentiel. Un logiciel complexe et difficile à prendre en main peut ralentir votre efficacité. Vous avez besoin d’une solution qui soit à la fois intuitive et facile à déployer, sans perturber vos opérations en cours.
Une interface intuitive
Un TMS doit être conçu pour être user-friendly. Votre équipe doit pouvoir l'utiliser rapidement, sans besoin de formation complexe. L’interface doit être ergonomique et claire, afin que la gestion des commandes, des expéditions et des rapports soit simple et efficace dès le premier jour.
Un processus de développement rapide et efficace
La mise en place d’un TMS ne doit pas perturber votre activité. Un bon TMS s’implémente rapidement, avec un impact minimal sur vos opérations. Toutefois, il est essentiel d’anticiper les éventuels défis techniques et organisationnels lors de l’intégration du logiciel à vos systèmes existants. Le déploiement doit être soigneusement planifié pour garantir une transition fluide et éviter toute interruption dans votre chaîne logistique.
Critère 3 : La scalabilité et la flexibilité
Votre entreprise évolue, et votre TMS doit pouvoir suivre ce rythme. Que vous gériez une petite flotte ou des volumes importants de marchandises, votre solution doit s’adapter à vos besoins actuels tout en étant capable de soutenir votre croissance future.
L’adaptation aux besoins de l’entreprise
Un bon TMS est modulaire et évolutif. Vous devez pouvoir ajouter de nouvelles fonctionnalités ou capacités au fur et à mesure que vos volumes de livraison augmentent, ou que vous élargissez vos zones géographiques d'opération (nationales ou internationales). Le TMS doit également pouvoir s’adapter à différents modes de transport (routier, maritime, ferroviaire, etc.) pour vous offrir une flexibilité maximale.
La capacité à gérer différents types de flux logistiques
Votre TMS doit être capable de gérer divers flux de transport, en optimisant les ressources. Cela inclut la planification des trajets, l'optimisation des charges et la gestion des priorités en fonction des types de marchandises. L’adaptabilité du TMS à différents flux logistiques vous permet de gérer idéalement vos ressources tout en réduisant vos coûts d’exploitation.
Critère 4 : Le coût total de possession (TCO)
Un critère crucial dans le choix de votre TMS est le coût total de possession (TCO). Il ne s'agit pas seulement du coût d'acquisition initial, mais aussi des frais cachés liés à l’installation, à la maintenance et aux interruptions potentielles.
Les frais d'installation et de maintenance
Lors de l’évaluation du coût d’un TMS, prenez en compte les frais d’installation, liés à l'éditeur et à l’intégrateur. La mise en place peut nécessiter un investissement important en infrastructure. Les coûts de maintenance régulière doivent également être intégrés pour garantir le bon fonctionnement du système.
Les coûts cachés à prendre en compte
En plus des frais d’installation, anticipez les coûts cachés, comme les interruptions techniques ou les pannes. Il est essentiel de prévoir des solutions de maintenance et des mises à jour régulières pour éviter ces perturbations.
Le retour sur investissement (ROI)
Un TMS représente un investissement, et il est essentiel de calculer son ROI. En prenant en compte les économies sur les coûts de transport et les gains d’efficacité, vous pouvez évaluer la rentabilité à long terme. Assurez-vous que le TMS choisi offre un ROI positif pour accompagner la croissance de votre entreprise.
Critère 5 : Le support client et service après-vente
Le support client est un critère essentiel à prendre en compte lors du choix de votre TMS. Même les solutions les plus performantes nécessitent un accompagnement fiable pour garantir leur bon fonctionnement sur le long terme.
L’importance d'un support réactif et disponible
Un TMS performant doit être soutenu par un service client capable d’intervenir rapidement. Que ce soit pour un problème technique ou une mise à jour, un support disponible 24/7 garantit la continuité de vos opérations et limite les interruptions.
Les mises à jour et améliorations régulières
Votre TMS doit suivre les évolutions du secteur avec des mises à jour régulières. Celles-ci doivent inclure des améliorations, des correctifs et des adaptations aux nouvelles normes. Un plan de maintenance régulier assure la durabilité de votre investissement.
En conclusion…
Choisir le bon TMS est une décision stratégique pour améliorer vos opérations de transport. En prenant en compte les fonctionnalités, la facilité d’utilisation, la scalabilité, le coût total de possession et le support client, vous maximisez vos chances d’optimiser votre chaîne logistique tout en réduisant vos coûts.
Les solutions DMS Woop et Mapo répondent parfaitement à ces critères. En adoptant ces solutions, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé et d’une technologie fiable pour orchestrer vos livraisons Last Mile en temps réel.
